«Я маю два типи проблем: термінові і важливі. Термінові проблеми не є важливі, а важливі – не завжди термінові» – ця фраза належить 34 президенту США, генералу Дуайту Ейзенхауеру. І вона чудово ілюструє розподіл справ сучасної людини. Якщо ви хоч раз пробували виписати списком всі свої задачі, то знаєте, що такий список може здатися безкінечним, викликати відчуття «з чого почати» і навіть стрес. Буває й інший бік справи: коли людина орієнтується виключно на дедлайни, біжить за ними без зупинки, навіть не задумуючись наскільки важливі ті справи, які вона виконує щодня і чи ведуть вони її до бажаного життя. Щоб визначити пріоритет важливих і термінових справ серед всіх задач, що стоять перед вами, та ефективно спланувати свій день, скористайтесь матрицею планування, яку створив вищезгаданий президент і яка носить його ім’я.
Для чого використовують матрицю Ейзенхауера
- Структуризація справ та їх пріоритетність. Коли їх багато, «все навалилось», хаос у задачах – інструмент допомагає визначити, що найважливіше і найтерміновіше, а що можна відкласти чи й взагалі не робити. Як наслідок – у голові настає спокій і чітке бачення своїх найближчих планів.
- Досягнення цілей. Ви можете ставити цілі, але не досягати їх з однієї дуже банальної причини: всі справи, які ви робите кожного дня, не ведуть вас до бажаного результату. Наприклад: ви хочете змінити діяльність. Зараз працюєте на держслужбі, а хочете працювати фрілансером. Ви розумієте, що потрібно пройти навчання для нової спеціальності, але кожного дня ходите на роботу, виконуєте там безліч завдань, в кінці дня неймовірно втомлені, але ні на крок не наблизились до цілі. Тому що жодна з робочих справ не сприяє тому, щоб вийти на фріланс. Як наслідок ваші думки так і залишаються думками, і реально нічого в житті не змінюється. За допомогою матриці Ейзенхауера ви визначите необхідні кроки для досягнення цілі, впишете їх у графік і зможете відслідковувати їх виконання.
- Аналіз ефективності своєї діяльності. Чи пробували ви колись аналізувати свій тиждень через матрицю? А вона чудово показує, наскільки ефективно ви його провели. Якщо на початку тижня ви писали по квадратах справи, які плануєте виконати, то в кінці розподіліть так само все, що зробили протягом тижня. Запишіть кожну свою справу. Для цього потрібно буде записувати щодня, що саме ви робили, аж до «гортала новини в телеграмі». Зате як результат побачите, як саме використали наявний час, і чи просунулись до своєї мети.
То який же вигляд має матриця Ейзенхауера та як нею користуватись?
Приклад Матриці Ейзенхауера
Розділіть аркуш на 4 рівних квадрати і підпишіть їх:
1 квадрат – важливі й термінові
2 квадрат – важливі й не термінові
3 квадрат – термінові, не важливі
4 квадрат – не термінові, не важливі
Власне це і є матриця Ейзенхауера.
Візьміть список своїх справ і розділіть за категоріями.
До першого квадрату занесіть те, що важливе для вас і ті справи, в яких «горять» дедлайни. Це може бути: пройти урок на курсі, написати статтю. За бажанням можете зафарбувати цей квадрат у червоний колір. Коли ви впорядкуєте хаос справ, подальший план в ідеалі варто складати так, щоб цей квадрат залишався порожнім, або хоча б щоб він не був переповненим. Тобто, коли в ньому 1-3 справи – це нормально, а от коли більше 5, варто провести аналіз наповнення свого життя.
До другого квадрату вносять ті справи, які для вас важливі, але які можуть зачекати. Наприклад, записатись до лікаря, викласти пост в Інстаграмі, пробіжка. Для цих справ краще вказати дедлайн і не відтягувати їх до останнього, щоб вони не потрапили до червоного квадрату. 2 квадрат можна зафарбувати в зелений колір.
У третій квадрат запишіть всі задачі, які потрібно виконати якнайшвидше, але вони не надто важливі. Це можуть бути якісь рутинні справи по типу: перебрати пошту, надіслати звіт, винести сміття, перевірити д/з у дитини. Справи з цього квадрату за можливості делегуйте іншим людям. Його можете зафарбувати в жовтий колір.
Четвертий квадрат містить справи, які можна відкласти і які не є важливими для вас: пограти у «три в ряд», почистити робочий стіл. Перегляньте всі свої справи з цього квадрату і подумайте, що з цього можна делегувати або ж від чого взагалі відмовитись? За бажанням зафарбуйте цей квадрат у блакитний колір.
Як визначити терміновість і важливість справ
Працюючи над заповненням матриці Ейзенхауера, може виникнути нерозуміння: а як визначити важливість справи? Головне, що потрібно пам’ятати: важливі справи – це ті, які ведуть вас до мети. При чому це не тільки кроки, які ви маєте виконати для її досягнення, а й ті, які дають вам ресурс для цього шляху. Тобто, все, що стосується відпочинку і наповнення – це важливі задачі.
Відповідно, в пріоритет варто виводити саме ці справи, орієнтуючись на їх терміновість. Це правило допоможе вам розділити пункти між 1 і 3 квадратом, тому що часто людям здається все термінове важливим і тим, що потрібно зробити в першу чергу. Але пам’ятайте: тільки фокус уваги на важливих задачах приведе вас до успіху. Тому тримайте його на 1 і 2 квадраті.
На кінець хочемо зазначити, що матриця Ейзенхауера це важливий допоміжний інструмент для ефективного планування, але саме в такому класичному варіанті він може вам не підійти (бо ж в кожного з нас свої потреби). Спробуйте трансформувати його під себе. Або ж скористайтесь іншими ефективними інструментами. Про них ми розповідаємо на програмі «Коучинг – територія усвідомленості».