«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные проблемы не важные, а важные – не всегда срочные» – эта фраза принадлежит 34 президенту США, генералу Дуайту Эйзенхауэру. И она отлично иллюстрирует распределение дел современного человека. Если вы хоть раз пытались выписать списком все свои задачи, то знаете, что такой список может показаться бесконечным, вызвать ощущение «с чего начать» и даже стресс. Бывает и другая сторона дела: когда человек ориентируется исключительно на дедлайны, бежит за ними без остановки, даже не задумываясь, насколько важны те дела, которые он выполняет каждый день, и ведут ли они его к желанной жизни. Чтобы определить приоритет важных и срочных дел среди всех стоящих перед вами задач и эффективно спланировать свой день, воспользуйтесь матрицей планирования, которую создал вышеупомянутый президент и которая носит его имя.
Для чего используют матрицу Эйзенхауэра
- Структуризация дел и их приоритетность. Когда их много, «все навалилось», хаос в задачах – инструмент помогает определить, что самое важное и самое срочное, а что можно отложить или вообще не делать. Как следствие – в голове наступает покой и ясное видение своих ближайших планов.
- Достижение целей. Вы можете ставить цели, но не достигать их по одной очень банальной причине: все дела, которые вы совершаете каждый день, не ведут вас к желаемому результату. К примеру: вы хотите изменить деятельность. Сейчас работаете на госслужбе, а хотите работать фрилансером. Вы понимаете, что нужно пройти обучение для новой специальности, но каждый день ходите на работу, выполняете там множество задач, в конце дня невероятно уставшие, но ни на шаг не приблизились к цели. Потому что ни одно из рабочих дел не способствует тому, чтобы выйти на фриланс. Как следствие, ваши мысли так и остаются мыслями, и реально ничего в жизни не меняется. С помощью матрицы Эйзенхауэра вы определите необходимые шаги по достижению цели, впишете их в график и сможете отслеживать их выполнение.
- Анализ эффективности вашей деятельности. Пробовали ли вы когда-нибудь анализировать свою неделю через матрицу? А она отлично показывает, насколько эффективно вы ее провели. Если в начале недели вы писали по квадратам дела, которые планируете выполнить, то в конце разделите так же все, что сделали в течение недели. Запишите каждое свое дело. Для этого нужно будет каждый день отмечать, что именно вы делали, вплоть до «листала новости в телеграмме». Зато как результат увидите, как именно использовали время, и продвинулись ли к своей цели.
Как же выглядит матрица Эйзенхауэра и как ею пользоваться?
Пример матрицы Эйзенхауэра
Разделите лист на 4 равных квадрата и подпишите:
1 квадрат – важные и срочные
2 квадрат – важные и не срочные
3 квадрат – срочные, не важные
4 квадрат – не срочные, не важные
По сути это и есть матрица Эйзенхауэра.
Возьмите список своих дел и разделите их по категориям.
В первый квадрат занесите то, что важно для вас и те дела, в которых «горят» дедлайны. Это может быть: пройти урок на курсе, написать статью. При желании можете закрасить этот квадрат в красный цвет. Когда вы упорядочите хаос дел, дальнейший план в идеале следует составлять так, чтобы этот квадрат оставался пустым или хотя бы не был переполнен. То есть, когда в нем 1-3 дела – это нормально, а вот когда больше 5, следует провести анализ наполнения своей жизни.
Во второй квадрат вносят те дела, которые для вас важны, но которые могут подождать. Например, записаться к врачу, выложить пост в Инстаграме, пробежка. Для этих дел лучше указать дедлайн и не оттягивать их до последнего, чтобы они не попали в красный квадрат. 2 квадрат можно закрасить в зеленый цвет.
В третий квадрат запишите все задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее, но они не слишком важны. Это могут быть какие-то рутинные дела по типу: перебрать почту, отправить отчет, вынести мусор, проверить д/з у ребенка. Дела из этого квадрата по возможности делегируйте другим людям. Его можете окрасить в желтый цвет.
Четвертый квадрат содержит задачи, которые можно отложить и которые не важны для вас: поиграть в «три в ряд», очистить рабочий стол. Просмотрите все свои дела из этого квадрата и подумайте, какие из них можно делегировать или от чего вообще отказаться? При желании закрасьте этот квадрат в голубой цвет.
Как определить срочность и важность дел
Работая над заполнением матрицы Эйзенхауэра может возникнуть непонимание: а как определить важность дела? Главное, что нужно помнить: важные дела – это те, которые ведут вас к цели. Причем это не только шаги, которые вы должны сделать для ее достижения, но и то, что дает вам ресурс для этого пути. То есть все, что касается отдыха и наполнения – это важные задачи.
Соответственно, в приоритет следует выводить именно эти дела, ориентируясь на их срочность. Это правило поможет вам разделить пункты между 1 и 3 квадратом, потому что часто людям кажется всё срочное важным и тем, что нужно сделать в первую очередь. Но помните: только фокус внимания на важных задачах приведет вас к успеху. Потому держите его на 1 и 2 квадрате.
Напоследок хотим отметить, что матрица Эйзенхауэра это важный вспомогательный инструмент для эффективного планирования, но именно в таком классическом варианте он может вам не подойти (ведь у каждого из нас свои потребности). Попытайтесь трансформировать его под себя. Или воспользуйтесь другими эффективными инструментами. О них мы рассказываем на программе «Коучинг – территория осознанности».