Управлять временем невозможно. Зато каждый может управлять своими действиями, решениями и делами в течение дня. Если у вас много задач, они наваливаются на кучу, вы ничего не успеваете, если имеете цели и амбиции, часто выгораете на работе, ищете баланс в жизни – вам поможет навык эффективного планирования.
Зачем нужно планировать свой день?
- Вы имеете структуру дня, благодаря которой выполните больше задач, тратя при этом меньше энергии.
- Когда дел слишком много, может появиться саботаж, прокрастинация и вы будете максимально откладывать свою деятельность до «лучших времен». Это нормально, потому что мозг пытается оградить вас (и себя) от перегрузки. Планирование помогает составить четкую схему работы, и вместо кучи дел вы видите одну небольшую задачу, которую необходимо сделать, за ней другую и так далее. Такая цепочка и маленькие шаги – обман нашего мозга, помогающий работать эффективнее.
- Планируя неделю или месяц сразу, вы видите реальное распределение времени и не нагружаете себя дополнительными задачами, которые потом не успеете выполнить.
- Работа никогда не заканчивается. Но, только работая, вы пренебрегаете другими сферами своей жизни, откладывая их на потом (т.е. на никогда). Составив график, вы сразу находите время и для отдыха, и для саморазвития, и для времени с семьей, и для других важных для вас сфер. Определиться с жизненными сферами вам поможет коучинговый инструмент колесо баланса .
- Если вы слышали слово «выгорание» – эффективное планирование времени является самым лучшим способом его профилактики.
Как все успевать?
Планируя свой день, люди часто пытаются вписать в него множество дел, чтобы успеть все. Иногда такие списки насчитывают 20, а то и 30 пунктов. Однако успеть все невозможно и не нужно. Современный мир требует больше времени, чем мы можем его дать. Поэтому важно научиться отделять важное от неважного, свое от не своего.
Не пытайтесь вместить в каждый день побольше задач и выполнять 100% своего плана. Если вы так действуете, то автоматически ускоряетесь. Когда вы ускоряетесь – входите в состояние стресса, даже если этого не ощущаете. Как результат – живете в хроническом стрессе, что влияет и на самочувствие, и на качество работы, и на отношения с окружающими и собой.
Помните: вы создаете план, чтобы помочь себе, а не живете, чтобы поставить все галочки. Поэтому цель планирования не только иметь список дел на каждый день, но и чтобы он помогал достичь целей, гармонизировать сферы жизни и уменьшить количество стресса.
Как эффективно организовать время?
- Начните с целей, которые вы хотите достичь. Пропишите к ним шаги и выделите задачи, которые будете делать каждый день для их достижения. Учтите, что цели должны перекликались с ценностями.
- Выпишите все дела, которые нужно сделать. Вы можете распределить их по категориям: отдых, рабочие моменты, обучение и саморазвитие и т.д.
Распределите их на важные и срочные. Помните, что важные – это дела, которые ведут вас к цели, они не всегда срочные, но обязательно должны быть в вашем плане. В этом пункте вы можете воспользоваться методом Эйзенхауэра.
- Лучше формировать план в расчете на неделю. Не пытайтесь втиснуть в каждый день все сферы своей жизни, но учтите, чтобы они проявились в течение недели.
- Поставьте фокус внимания – что самое важное нужно сделать за эту неделю, чего хотите добиться. Начинайте свой день именно с этого дела. Пусть оно будет главным делом дня.
- Планируйте отдых, время на сон и приемы пищи! Часто люди забывают эти пункты, вписывая только рабочие задачи – как следствие день превращается в непрерывную работу, когда забывают даже поесть.
- Помните, что в сутках 24 часа! Прикиньте или отследите, сколько времени у вас занимает какое дело. Наполните свой день так, чтобы график вкладывался в эти 24 часа. Учитывайте время на сон, приемы пищи, дорогу и т.д.
Эффективная планировка – это навык, который можно развить в себе. Если вы раньше никогда не планировали или пробовали и у вас не получилось – вначале могут возникнуть трудности с формированием списков дел и соблюдением нового графика. Начните с малого. Запланируйте одно основное дело дня и несколько дополнительных. Следуйте этому плану. Когда он перейдет в привычку – расширяйте его, разделяя график по сферам жизни или расписывая почасово. Или же наоборот: начните с того, что распишите все дела, которые вы хотели бы выполнить в течение недели. И посмотрите, что реально удалось сделать и почему так. Как скорректировать график, чтобы улучшить свою эффективность? Экспериментируйте и смотрите по своим ощущениям. Мы все индивидуальны, поэтому нет единого четкого правила, какой способ планирования подошел бы всем. Со временем вы найдете методы, которые будут лучшими и эффективными именно для вас.